PROSES PENGELOLAAN IMFORMASI DISEKOLAH

BAB I

PENDAHULUAN

Komunikasi ialah proses menyalurkan informasi, ide, penjelasan,perasaan, pertanyaan dari orang ke orang atau dari kelompok ke kelompok la adalah proses interaksi antara orang-orang atau kelompok-kelompok yang ditujukan untuk mempengaruhi sikap dan peri laku orang-orang dan kelompok-kelompok di dalam suatu organisasi.

Unsur-unsur esensial suatu organisasi melingkupi suatu maksud bersama, orang-orang yang bersedia membantu tercapainya maksud itu, dan komunikasi. Tanpa komunikasi tiada maksud bersama akan difahami dan diterima oleh semua anggota organisasi. Juga tak akan ada usaha yang terkoordinasi dari mereka yang membantu tercapainya maksud itu. Jika komunikasi di suatu organisasi berjalan sepenuhnya, maksud-maksud organisasi sangat mungkin akan difahami oleh semua anggotanya, dan mereka akan cenderung untuk berbuat dengan cara yang kooperatif dan terkoordinasi menuju pencapaian maksud-maksud itu. Jika komunikasi tidak berjalan dengan semestinya, maksud-maksud mungkin tidak akan difahami sama sekali dan orang akan cenderung untuk berbuat dengan cara yang sedikit-banyak sewenang-wenang dan tak terkoordinasi.

Komunikasi adalah sangat penting dalam menangani semua masalah yang muncul dalam setiap jenis organisasi. la sangat penting bagi pembuatan putusan. Agar bisa membuat putusan yang rasional diperlukan tersedianya semua keterangan yang mungkin tentang alternatif-alternatif serta konsekuensi-konsekuensinya. Keterangan serupa itu hanya bisa dibuat tersedia melalui komunikasi. Juga putusan yang telah dibuat jitu kemudian disalurkan kepada fihak-fihak yang berkepentingan melalui komunikasi. Demikian juga kekuatan-kekuatan merancang, mengorganisasi, mengkoordinasi, dan menilai selalu bergantung kepada kualitas komunikasi.

Ada sejumlah bukti yang menyarankan adanya hubungan positif antara semangat para anggota dari suatu organisasi dengan system komunikasi yang memadai. Akan tetapi, apakah semangat tinggi itu akibat atau sebab dari komunikasi yang baik nampaknya tidak jelas. Adalah logis untuk percaya bahwa apabila para anggota organisasi mempunyai kebebasan untuk bertanya dan kesempatan untuk menyumbangkan pikiran, semangat mereka akan tinggi. Juga logis kiranya bahwa komunikasi akan diperlancar bila autara anggota kelompok itu terdapat semangat yang tinggi. Jika kelompok tidak bersatu dan memiliki semangat yang rendah aliran informasi sangat mungkin akanterhalang, dan informasi itu sendiri mungkin diputarbalikkan disebabkan kepentingan pribadi orang-orang. Sebaliknya, suasana ramah dan akrab akan sangat membantu bagi komunikasi yang efektif.

BAB II

PEMBAHASAN

PROSES PENGELOLAAN IMFORMASI DISEKOLAH

Proses Komunikasi

Unsur-unsur proses komunikasi. Proses komunikasi memerlukan tersedianya sejumlah unsur.

1.       harus ada suatu sumber, yaitu seorang komunikator yang mempunyai sejumlah kebutuhan, ide, atau informasi untuk diberitahukan.

2.       harus ada suatu maksud yang hendak dicapai, yang umumnya bisa dinyatakan dalam kata-kata perbuatan yang oleh komunikasi diharapkan akan dicapai.

3.      suatu berita dalam suatu bentuk diperlukan untuk menyatakan fakta, perasaan, atau ide yang dimaksudkan untuk membangkitkan respons di fi'hak orang-orang kepada siapa berita itu ditujukan.

4.      harus ada suatu saluran yang menghubungkan sumber berita dengan penerima berita.

5.      harus ada penerima berita. Akhirnya, harus ada umpan- balik atau respons di pihak penerima berita. Umpan-balik memungkinkan sumber berita untuk mengetahui apakah berita itu telah diterima dan diinterprestasikan dengan betui atau tidak.

Komunikasi: proses tiga arah. Agar komunikasi bekerja efektif, administrator hendaknya mampu mengatur aliran pemberitaan ke tiga arah ke bawah, ke atas, dan ke samping atau mendatar. Bagi setiap orang atau kelompok dalam organisasi hendaknya mungkin untuk berkomunikasi dengan setiap orang atau kelompok lain, dan untuk menerima suatu respons jika itu diminta oleh komunikasi.

Komunikasi ke bawah biasanya mengenai soal-soal kebijaksanaan, prosedur, instruksi atau keterangan yang bersifat umum. la mungkin berjalan secara tatap muka, atau dengan perantaraan tilpon, surat edaran, papan pengumuman, radio atau alat lain. Arah aliran ke bawah serta berbagai tempat inti dalam sistem saluran komunikasi dinyatakan pada peta organisasi. Praktek yang baik ialah jika administrator menyampaikan informasi dan instruksi itu hanya kepada orang-orang yang berada langsung di bawahnya, dan mengijinkan mereka untuk menerliskan informasi dan instruksi itu kepada orang-orang yang berada langsung di bawah mereka. Jika tidak, ia mungkin membiarkan para pembantunya dalam keadaan tak tahu apa yang telah dikatakan kepada para bawahan mereka, dan hal ini niscaya akan merusak tata tertib organisasi.

Dalam sistem sekolah komunikasi ke atas berjalan dari guru kekepala sekolah ke kepala kantor pendidikan ke menteri pendidikan. Komunikasi ke atas itu mempunyai arti penting bagi semua anggota organisasi. la membantu administrator untuk mengetahui apakah pikiran-pikiran yang telah disalurkan ke bawah itu diterima, menggalakkan para anggota untuk menyumbangkan ide-ide berharga, dan memungkinkan administrator untuk menghindarkan situasi-situasi sukar yang mungkin timbul. la memungkinkan para anggota untuk mengembangkan rasa harga diri dan untuk menyesuaikan diri dengan lebih baik kepada maksud-maksud sekolah dan program-programnya. Agaknya tidak ada yang lebih fundamental dalam organisasi yang baik daripada komunikasi ke atas di mana pikiran-pikiran bawahan diberi perhatian yang segera dan simpatik dan diikuti oleh tindakan yang diperlukan. Celakanya pada banyak organisasi, termasuk system sekolah, terdapat banyak sekali rintangan-rintangan yang menghalangi komunikasi ke atas itu. Di antaranya ialah isolasi diri administrator dari para pembantunya, garis-garis komunikasi yang sangat panjang yang memperlambat dan sering mengubah berita, kurang tersedianya cara-cara yang mudah untuk komunikasi ke atas, ketaksediaan administrator untuk mendengar kritik atau berita buruk, dan pengalaman para anggota di masa lampau yang tak menyenangkan dalam usaha mereka untuk berkomunikasi ke atas.

Komunikasi ke atas yang memadai menuntut bahwa administrator hendaknya bersikap simpatik dan reseptif terhadap kritik, jujur dalam usahanya untuk memahami pandangan orang lain. Administrator hendaknya pendengar yang sabar dan obyektif, karena ia tak mungkin tahu pendapat yang sesimgguhnya dari para anggota kecuali jika ia dengan hati-hati menghindarkan pernyataan pendapat sendiri yang terlalu dini. Lagi pula, sebagai hasil pendengarannya, administrator hendaknya siap untuk mengambil tindakan bila pertimbangan obyektif tentang fakta-fakta dan pandangan-pandangan menunjukkan bahwa suatu tindakan perlu diambil. Jika para anggota organisasi diharapkan akan memperlihatkan kesiapan untuk berkomunikasi ke atas, mereka harus merasa bahwa administrator menerima mereka sebagai insan-insan berharga. Penerimaan seseorang serupa itu tidak berarti membenarkan atau mencela perasaan, nilai, atau pandangan orang itu.

Dalam kebanyakan organisasi komunikasi mengalir dengan mudah ke bawah, tapi ke atas hanya dengan sukar. Tekanan terlalu kuat pada komunikasi ke bawah, seperti dilaporkan oleh sebuah studi, bisa membawa pengaruh yang berlawanan. la mengurangi kesalahan-kesalahan dan mengembangkan perasaan organisasi yang lebih besar, tapi ia juga menambah sikap masa bodoh, kurang minat, dan semangat rendah1.Argyris2 melaporkan bahwa dalam situasi organisasi yang "berpusat pada-pemimpin" para pengawas sangat berhati-hati untuk melaporkan kepada manajer hanya apa yang mereka ketahui akan disetujui olehnya. Manajer ingin mendengar bahwa segala sesuatu berjalan baik, dan itulah pula yang dilaporkan oleh para pengawas. Penghalang-penghalang dibangun terhadap setiap jenis informasi lain ke atas yang bisa membuat manajer tak senang. Situasi serupa itu tidak asing dalam masyarakat kita. Laporan "basa-basi" dan informasi "asal-bapa-senang", yang sering disinyalir, bertalian dengan situasi organisasi yang"berorientasi-kepada-atasan''.

Komunikasi mendatar adalah bentuk lain yang penting dari komunikasi organisasional. la penting disebabkan memungkinkan penyebaran keterangan dan pikiran di kalangan para anggota staf sendiri dan membantu menjalin mereka menjadi kelompok profesional dan sosial yang berpadu. Dalam organisasi pendidikan adalah terutama penting untuk membangun saluran-saluran komunikasi di antara guru-guru yang mengajar di tingkat yang sama dan di antara mereka yang mengajarkan mata pelajaran yang sama. Kepala sekolah hendaknya dapat berkomunikasi dengan mudah dengan kepala sekolah lain, dan pengawas dengan pengawas lain. Komunikasi menggalakkan aliran informasi dan pikiran di antara anggota-anggota yang mempunyai kewajiban sama atau serupa, apakah mereka berada di gedung yang sama ataukah di gedung yang berbeda. Komisi-komisi kerja yang terdiri dari guru-guru tingkat pengajaran tertentu, guru-guru mata pelajaran tertentu, atau para kepala sekolah jenis atau tingkat pendidikan tertentu adalah contoh-contoh penyediaan formal bagi komunikasi mendatar. Majalah periodik tentang masalah mata pelajaran tertentu, atau tentang masalah-masalah umum pengajaran di tingkat sekolah tertentu, atau tentang masalah-masalah umum administrasi sekolah adalah contoh-contoh bentuk komunikasi mendatar yang lain.

Komunikasi Formal

Informasi, semakin tinggi ia bergerak dalam organisasi, cenderung untuk menjadi semakin abstrak. Dalam memilih informasi untuk keperluan pelaporan, penyimpangan bisa dengan mudah menyelinap. Selanjutnya, biasanya orang ingin mendengar laporan-laporan yang menyenangkan. Akibatnya ialah sering penyaluran informasi yang diperindah atau dibiaskan. Karena itu, salah satu tanggung jawab yang paling penting dari administrator, jika sekolah-sekolah yang ia pimpin 'hendak bekerja efektif, ialah untuk membangun sistem komunikasi formal yang baik. la hendaknya dibangun dengan teliti mengirigat maksud-maksud yang hendak dilayani. Struktur komunikasi harus menjamin bahwa informasi dan pikiran-pikiran akan mengalir bebas ke semua arah yang diperlukan  ke atas, ke bawah, dan ke samping. Satu saluran komunikasi formal tertentu atau lebih ke dan dari setiap anggota personil sekolah adalah perlu. Saluran-saluran itu hendaknya difahami oleh setiap anggota organisasi. Garis-garis komunikasi hendaknya dibuat sependek dan selangsung mungkin. Hendaknya mungkin bagi semua anggota untuk bertindak sebagai sumber komunikasi maupun sebagai penerima. Ada banyak sebab mengapa sistem komunikasi bisa berjalan tidak efektif. Sikap tak peduli administrator terhadap masalah-masalah komunikasi, kegagalan untuk memahami kekuatan-kekuatan psikologis yang mempengaruhi para anggota organisasi, anggapan berdasarkan ke inginan saja bahwa pekerjaan akan selesai dengan sekedar memerin-

tahkannya, kecondongan untuk menolak kritik atau informasi yang tak menyenangkan, dan penggunaan sistem informasi untuk kepentingan pribadi semata-mata adalah beberapa contoh tentang sebab-sebab mengapa sistem komunikasi bisa tak berjalan dengan baik. Untuk mengembangkan proses komunikasi yang baik administrator perlu memahami orang-orang dan kelompok-kelompok yang membentuk organisasi pendidikan. Sebab, jika komunikasi hendak efektif, ia hendaknya sesuai dengan hubungan-hubungan insani yang hadir. Tiada sistem komunikasi yang dapat diharapkan akan bekerja baik kecuali jika iklim sistem sekolah menggalakkan para anggota organisasi untuk bebas menyatakan perasaan dan pikiran mereka. Kebijaksanaan "pintu terbuka" para administrator patut dipuji, tapi dalam kebanyakan organisasi sekolah ini perlu dilengkapi dengan sejumlah pendekatan masalah komunikasi yang lebih formal. Kelompok-kelompok pembuat kebijaksanaan atau putusan, seperti dewan penasehat, konperensi kerja, dan berbagai komisi adalah cara-cara yang telah terbukti efektif dalammemperlancar komunikas

Juga terdapat cukup banyak cara dan prosedur komunikasi yang dapat dimanfaatkan oleh sistem sekolah. Di antaranya adalah perkataan yang diucapkan, petunjuk tertulis, memorandum dan buletm.Buku pegangan guru, kebijaksanaan-kebijaksanaan dan peraturan-peraturan yang diterbitkan, pernyataan-pernyataan tentang persyaratan pekerjaan  semuanya berfaedah untuk pengembangan pemahaman para anggota organisasi sekolah. Laporan tentang hasil-hasil penelitian lapangan, hasil-hasil percobaan, dan banyak lagi macam laporan lain membantu penyebaran informasi penting di kalangan para pengawas,kepala sekolah, dan guru-guru.

Para administrator dan personil sekolah lainnya semakin menyadai bahwa komisi, konperensi, dan pertemuan guru memudahkan komunikasi. Sayang, nampaknya tidak ada pengetahuan yang tersusun secara sistematis yang bisa membantu administrator dalam mengembangkan suatu sistem komunikasi yang optimal bagi suatu lembaga pendidikan tertentu. Selalu ada masalah memilih prosedur atau kombmasi prosedur-prosedur yang bisa disesuaikan dengan paling baik dengan orang-orang yang membentuk lembaga itu dan dengan sifat informasi yang akan dikomunikasikan.

Komunikasi Informal.

Sistem komunikasi formal selalu dilengkapi dengan suatu jaringan komunikasi yang informal. Yang terakhir didasarkan atas hubungan-hubungan pribadi dan sosial para anggota, tidak atas kekuasaan dan kedudukan, walaupun ini tidak diabaikan sama sekali. Organisasi informal berikut sistem komunikasinya lebih diarahkan kepada tujuan-tujuan pribadi daripada kepada tujuan-tujuan organisasi. Karena itu, system komunikasi informal mungkin sejalan atau mungkin juga tidak dengan sistem komunikasi formal. Keselarasan antara kedua sistem itu tergantung pada betapa tujuan-tujuan organisasi selaras dengan tujuan-tujuan pribadi dan sikap para anggotanya. Jika tujuan-tujuan organisasi dan pribadi itu sejalan, mungkin sekali komunikasi informal melengkapi dan mendukung komunikasi formal. Bila tidak, komunikasi informal bias menghalang-halangi bahkan menggantikan komunikasi formal.

Dalam situasi paling menguntungkan, sistem komunikasi informal menyalurkan informasi dan pikiran-pikiran penting yang tak terpikirkan orang untuk disalurkan secara formal, memupuk ikatan dan persahabatan yang membantu bagi hubungan-hubungan insani yang baik. Jika administrator menaruh perhatian kepada saluran-saluran komunikasi informal, ia akan mengetahui kepentingan dan perhatian personil serta sikap mereka terhadap organisasi dan masalah-masalahnya. Lagi pula komunikasi informal itu membawa kepada putusan-putusan yang dibuat di antara orang-orang pada tahap organisasional yang sama. Dengan begitu, manajemen pada tahap tmggi tidak harus menangani sendiri setiap masalah yang muncul. Ini memungkinkan saluran-saluran formal terbuka bagi masalah-masala komunikasi yang lebih mendesak. Dalam situasi yang paling buruk komunikasi informal bisa dipakai oleh para anggota untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi mereka sendiri, tidak untuk tujuan-tujuan organisasi . la menyebabkan para anggota tidak menyampaikan berita yang berharga bagi teman-teman sekerja dan para administrator, serta memupuk pembentukan kelompok-kelompok eksklusif yang membawa kepada persaingan dan percekcokan di kalangan para anggota organisasi.

Suatu bentuk berita khusus yang sering memakai salurankomunikasi informal ialah kabar angin. Kabar angin biasanya mula-mula muncul di dalam kelompok kecil dengan orang-orang yang mempunyai hubungan akrab. Seorang anggota kelompok itu mungkin juga anggota kelompok informal lain dan menyampaikan berita itu kepada mereka. Demikian kabar angin itu meluas ke lingkungan yang lebih jauh di antara orang banyak dalam bentuk yang semakin berubah. Administrator biasanya mendengar suatu kabar angin paling belakang, terlebih-lebih suatu kabar tentang dirinya. Betapa kuat suatu kabar angin bertahan dalam suatu organisasi bergantung kepada betapa ia melibat kepentingan para anggotanya. Administrator harus berusaha untuk menutup saluran komunikasi yang membawa kabar angin. Ini tidak selalu bisa dicapai dengan sekedar menyangkal kabar angin. Kabar angin adalah gejala tentang adanya suatu "penyakit", dan penyakit diobati paling efektif dengan memberantas sebab-sebabnya. Jika suatu kabar angin, misalnya, bersumber pada kebutuhan yang sungguh-sungguh tentang kesejahteraan suatu kelompok, maka administrator tidak akan berhasil memberantasnya hanya dengan menyangkal kabar angin itu  ia mesti berusaha untuk memenuhi dorongan-dorongan yang menjadi penyebabnya.

Memajukan Efektivitas Komunikasi Organisasional

Komunikasi yang baik adalah perlu bagi kegiatan organisasi yang efektif. Komunikasi adalah terutama penting bagi administrator yang mungkin menghabiskan sebagian besar waktu bekerjanya dengan sesuatu jenis kegiatan komunikasi.

Sistem komunikasi formal hendaknya dirancang dengan pemahaman penuh tentang maksud dan kondisi yang menandai sistem pendidikan, dan hendaknya menggunakan prosedur yang sesuai dengan maksud dan kondisi itu. Adalah penting bahwa sistem komunikasi dipersiapkan untuk menyalurkan informasi dan pikiran dengan bebas ke seluruh  arah. Rancangan komunikasi formal hendaknya menyumbang kepada ikiim administratif yang ramah dan permisif dengan harapan ia akan memupuk suatu jaringan komunikasi informal yang akan memperkuat sistem komunikasi formal.

organisasi, administrator hendaknya melakukan setiap usaha yang mungkin untuk memajukan suasana ramah, rukun, dan kooperatif dalam hubungan-hubungan langsung yang formal di kalangan personil,supaya sistem komunikasi informal cenderung untuk memperkuat, dan bukan merintangi perbuatan efisien dari organisasi. Juga administrato hendaknya memperlihatkan sikap bersimpati dan mendukung kepada komunikasi informal di lingkungan para anggota organisasinya.Tidak ada pemecahan yang sederhana yang akan menjamin komunikasi organisasional berjalan efektif disebabkan oleh kompleksnya proses komunikasi itu. Terlalu sering komunikasi dalam organisasi dianggap sebagai sesuatu yang sudah semestinya. Justru memiliki pemahaman tentang kesulitan-kesulitan yang terlibat dalam komunikasi yang efektif merupakan suatu langkah besar. Mengetahui proses komunikasi dan cara bagaimana ia bisa didistorsikan (misalnya salah pengertian), kita bisa mengambil tindakan preventif untuk memperkecil kemungkinan distorsi itu. Misalnya, umpan-balik hendaknya digalakkan sehingga sumbernya (komunikator) akan mengetahui betapa akurat beritanya itu telah diterima.   Ini terutama benar dalam organisasi di mana komunikasi itu melibat beberapa tingkat.

BAB III

KESIMPULAN

Banyak cara dan prosedur komunikasi yang dapat dimanfaatkan oleh sistem sekolah. Di antaranya adalah perkataan yang diucapkan, petunjuk tertulis, memorandum dan bulletin .Buku pegangan guru, kebijaksanaan-kebijaksanaan dan peraturan-peraturan yang diterbitkan, pernyataan-pernyataan tentang persyaratan pekerjaan  semuanya berfaedah untuk pengembangan pemahaman para anggota organisasi sekolah. Laporan tentang hasil-hasil penelitian lapangan, hasil-hasil percobaan, dan banyak lagi macam laporan lain membantu penyebaran informasi penting di kalangan para pengawas,kepala sekolah, dan guru-guru.

Sistem komunikasi formal hendaknya dirancang dengan pemahaman penuh tentang maksud dan kondisi yang menandai sistem pendidikan, dan hendaknya menggunakan prosedur yang sesuai dengan maksud dan kondisi itu. Adalah penting bahwa sistem komunikasi dipersiapkan untuk menyalurkan informasi dan pikiran dengan bebas ke seluruh  arah. Rancangan komunikasi formal hendaknya menyumbang kepada ikLm administratif yang ramah dan permisif dengan harapan ia akan memupuk suatu jaringan komunikasi informal yang akan memperkuat sistem komunikasi formal.

DAFTAR PUSTAKA

Sudjana,Nana.2003.Teknologi Pengajaran.Bandung:Sinar Bam Aglensindo.

Buku Pedoman Administrasi Sekolah Dasar